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Office Manager / Assistenz der Leiterin Operations & HR (M/W/D)

Office Manager / Assistenz der Leiterin Operations & HR (m/w/d)

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Zum nachmöglichen Zeitpunkt, in unserem Büro in Köln und im Home-Office

Wer wir sind

Globeone ist eine Managementberatung für Transformationsstrategie, Marke und Kommunikation, die zu den führenden inhabergeführten Anbietern im deutschsprachligen Raum gehört. Von unseren globalen Standorten in Deutschland, der Schweiz und China aus unterstützen wir Unternehmen und Marken, sich besser für nachhaltiges Wachstum zu positionieren. Zu den Kunden von Globeone zählen viele börsennotierte Unternehmen aus den Bereichen Technologie, Automobil, Chemie, Landwirtschaft, Luft- und Raumfahrt, Finanzen und Einzelhandel. 

Was du erwarten kannst

Als Office Manager / Assistenz der Leiterin Operations & HR bist du eine wichtige Schnittstelle zwischen dem Management und den Berater-Teams. Du unterstützt unsere Managing Partner beim Ausbau der Beratung, indem du standortübergreifend wichtige administrative Prozesse vorausschauend und eigenverantwortlich vorantreibst und gleichzeitig für einen reibungslosen hybriden Büroalltag sorgst.

Zu deinen Aufgaben gehören:

  • Unterstützung bei der Steuerung von Finanzprozessen (z.B. vorbereitende Buchhaltung, Controlling, Liquiditätsplanung)
  • Mithilfe beim monatlichen Rechnungseingangsprozess gemeinsam mit dem Team
  • Begleitung der HR-Prozesse, vom Recruiting übers Onboarding bis hin zum Exit-Management
  • Verwaltung und kontinuierliche Optimierung der IT-Infrastruktur mit spezialisierten externen Partnern (z.B. Office 365, Device Management, digitale Zeiterfassung, Cloud-Services)
  • Koordinierung der für einen reibungslosen Bürobetrieb erforderlichen Dienstleistungen (z.B. Bestellungen, Wartung)
  • Unterstützung bei der Organisation wichtiger interner Veranstaltungen (z.B. jährliches Strategie-Meeting, Team Events, Weihnachtsfeier)
  • Unterstützung der Managing Partner im Tagesgeschäft (z.B. Reiseplanung, Terminkoordination, Meetingvorbereitung)

Was du mitbringst

Du bist ein Organisationstalent, arbeitest hochgradig eigenverantwortlich und selbststrukturiert und behältst auch dann die Prioritäten im Blick, wenn es mal etwas hektischer wird. Du bist vorausschauend und neugierig auf andere Talente. Du bist dir bewusst, dass reibungslose Abläufe und eine passgenaue Personalarbeit das Rückgrat jeder erfolgreichen Organisation sind. Und du arbeitest gerne mit einem Team zusammen, mit dem du Herausforderungen in Chancen verwandeln möchtest.

Idealerweise verfügst du über folgende Qualifikationen und Erfahrungen:

  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
  • Mind. 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung (z.B. Office Management, HR, Assistenz der Geschäftsführung), idealerweise in einer Beratung oder Agentur
  • Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (Muttersprache) und Englisch (Konversationsfähigkeit)
  • Umfassende Erfahrung mit MS Office (insbesondere Word & Excel)
  • Hoher Grad an Selbstorganisation, Priorisierung und Multitasking
  • Einsatzbereitschaft, sorgfältiges Arbeiten und höchste Zuverlässigkeit

Was wir bieten

  • Internationales Team mit einer dynamischen Boutique-Kultur
  • Jährlicher Bonus abhängig von den Unternehmenszielen
  • Unbefristete Festanstellung
  • 35 Tage Urlaub mit der Möglichkeit, sich bis zu 10 Tage auszahlen zu lassen
  • Nahverkehrsticket
  • Möglichkeit zu beruflichen Fortbildungen
  • Einarbeitung durch erfahrene Kollegin
  • Jährliches Team-Treffen in angesagten internationalen Reisezielen
  • Modernes, hybrides, Arbeitsumfeld in einem der Kölner Kranhäuser
  • Home-Office möglich (2-3 Tage pro Woche nach Absprache)

Get in touch

Wir freuen uns auf deine Bewerbung über unsere Webseite (Englisch oder Deutsch) und laden dich ein, uns auf LinkedIn zu folgen, um regelmäßige Updates zu erhalten.

Fragen zur Stelle beantworten wir unter careers@globe-one.com.  

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